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书刊信息维护

该功能是图书馆管理系统的核心功能,也是基础功能模块,只有录入书刊的信息,才可以进行其它的工作,比如借阅、 Web 检索等,以下为其主界面:

书刊信息维护

界面按钮功能介绍:

☆  新增 :新增一条书刊信息记录。点击后,会出现如下图所示的界面:

在介绍书刊录入功能之前,先介绍一下书刊的管理方式。

在本系统中,书刊以 书刊基本信息— > 卷册期— > 复本 的管理方式进行存储。

在图书馆内,同样内容的书,可能有很多本,我们称其为复本;他们虽然内容,包括 ISBN 等信息都完全一样,但为了管理方便,我们对每一本书,都分配其一个条码号,并且保持在馆内唯一,这样计算机的管理就可以完全识别到每一本书。

在录入拥有复本书的书刊时,我们只需要录入其基本信息,然后用添加复本的功能将复本的信息再录入系统,复本的信息字段很少,必需的只有条码号。

但有些书不光拥有复本,而且分卷册,虽然一套书的每一卷册我们都可以按单本书的方式录入系统,但这不是最佳的方式,系统推荐您采用“卷册期”的方式来管理此类书,“期”主要指期刊,其实他的管理方式等同于“卷册”。

例如一套书《邓小平文选》,该书分上、中、下三册,我们在录入此类书的信息时,先录入该书的基本信息,然后用添加卷册的功能为其添加上、中、下三个卷册信息,如果每册还有很多复本的话,就可以按照上面介绍的添加复本的方法为其再添加复本。

上面介绍的书是按册的方式来编排,还有一种书是按卷的方式来编排,一般在其封面上都会注明第一卷、第二卷、第……,还有的会注明第 1 辑、第 2 辑、第……,等,这样的书也按照卷册的方式来管理。

虽然每一本书的条码都不一样,但同样复本的书,它们的“索书号”都完全相同,属于同一卷册系列的书,它们的索书号前半部分相同,后半部分因为一般是根据卷册期信息确定,所以不相同。

索书号是图书馆根据自己馆内实际情况,按照中图法或其它图书分类方法确定的一个编码,该编码一般按照书的内容来编排,便如由 中图分类号 / 作者号 / 卷册号 格式生成的 D923.34/W2/:2002:2 ,该编码一般无需软件作特殊处理,由图书馆管理人员自主确定。

期刊因为属连续性出版物,按卷册期的方式对他们进行管理,非常合理,所以在此不再做特殊的说明。

因为在馆内,复本、卷册的情况非常普遍,这样的话,书刊录入的基本流程将变为:

录入基本信息—— > 录入卷册期信息 —— > 录入复本信息

因为一般馆内书很多,并且有时会有很多人同时录入书刊资料,所以,在每录入一本书时,必须先在系统内查询该书的基本信息是否已录入,如果已录入的话,只需再录入其卷册和复本信息即可,如果没有录入,必须先录入其基本信息,才可以录入其卷册和复本信息,所以在录入书刊信息时,必须先“查重检索”。

在查重检索时,您可以按照书刊名称、 ISBN 号等信息查询某本书的基本信息是否已录入。
如果要录入的书刊信息已存在,双击即可打开该书刊的基础信息。
注:如果你在录入 ISBN\ISSN 和书刊名称时,系统如发现录入的信息已存在,会自动显示“查重检索”界面。

基本信息页列出了书刊的一些基本信息字段,在此做一解释:

书刊名称 :即书刊的标题,如有子标题,也可一并输入;
馆藏类型 :书刊所属的大类,您可以选择图书、期刊、音像、光盘……等;
分类号\分类名称 :该值为图书分类法的分类号及其名称,输入分类号后会自动显示其对应的名称;
著者 :书刊的作者,一般按书刊版权页的信息录入;
出版单位 、出版地:出版社的名称及其出版地;
出版日期 :书刊的出版日期,该值没有格式要求,可以根据情况输入年或年月值;
主题词 :书刊的一些内容关键词,主要用于检索,一般录入 CIP 第三段的值;
ISBN\ISSN :书刊的 ISBN 号或 ISSN(期刊);
丛编名 :某些书刊为丛书,请输入丛书的名称;
出版版次 :取形如第一版、第二版、修订版这样的值,书刊封面一般会标注;
输入码 :默认为书刊名称的汉语拼音首拼,也可自行修改;
书刊语言 :输入书刊的语言,如简体中文、繁体中文、英文……等;
载体形态 :输入书刊的开本、字数、页数等信息;
书刊附件 :如书刊有光盘、海报等附属品,在此标注;

以下字段一般在录入期刊等连续性出版物时输入:

国内 CN :期刊的国内统一刊号;
出版周期 :如半月刊、周刊、季刊……等;
主办单位 :杂志的主办单位,一般在扉页有说明;

点击“添加卷册复本信息”按钮开始添加书刊的复本信息:

以下为复本信息:

书刊条码 :书刊的唯一条码号,该值不允许重复,如果系统发现有相同的条码存在,会提示您。
索书号 :请此文本框输入索书号;
所在书室 :书刊的所在位置,您可以在下拉列表中进行选择;
书刊架位 :书刊的馆内所放置的架位;
卷册期信息:如果您输入的书刊不是卷册书,您可以不输入,如果是,您需要输入卷册名称,如上册、下册、第 3 卷、第 6 辑……等这样的信息;
卷册期价格 :特定卷册的价格;

基本信息录入结束后,切换到“附加信息”页:

附加信息页您需要输入书刊的内容简介和需要的一些备注信息,也可以不输入。

以上信息全部输入结束后,最好您再检查一遍,确保输入无误。如果都完全正确后,您可以点击界面下方的“保存”按钮将输入的书刊信息存入系统数据库。

☆  修改 :修改您选中的书刊记录的信息,点击后会打开和新增书刊信息相同的界面,界面中会显示所选书刊的信息,操作方法和新增书刊功能类似,您可以修改其基本信息、附加信息和新增卷册复本,在此不再做特殊说明。

☆  删除 :删除您选中的书刊记录的信息,此功能主要用于特殊情况下删除不需要的书刊记录,点击后,会弹出如下对话框,等待您的确认:

点击“确定”按钮后,会删除书刊信息,点击“取消”按钮放弃删除;

注意,并不是所有的书刊记录都可以删除,已有借阅记录的书系统会保留存档,一般在删除他们时,系统会出现对话框提示您:

☆  刷新 :从数据库中读取最新的书刊列表信息,并在表格中显示,在多人同时进行书刊信息录入时,执行该操作后,可将他人录入的信息一并在列表中显示;

☆  查询、自定义列、打印 :在此不做特殊说明,请参照“系统通用功能介绍”。


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